Crear un archivo de datos pst en Outlook
Cuando ejecutas Outlook por primera vez, se crean archivos de datos automáticos. Sin embargo, para una gestión eficiente, crear archivos de datos de Outlook (.pst) adicionales es esencial para archivar proyectos, liberar espacio en el servidor o mantener copias de seguridad locales.
1. Entendiendo los archivos: .PST vs .OST
Si usas Microsoft Exchange Server, Outlook crea un archivo .ost (sin conexión) que sincroniza tu buzón. No necesitas hacer copia de seguridad de este archivo, ya que se regenera desde el servidor. Sin embargo, el archivo .pst es donde guardas los elementos de forma local (especialmente en cuentas POP3/IMAP o para archivo histórico).
Ventaja principal: Al estar guardados en tu PC, los archivos .pst no están sujetos a los límites de tamaño del servidor de correo. Al mover correos a un .pst, liberas espacio instantáneamente en el servidor.
2. ¿Dónde se guardan mis archivos?
Para localizar tus archivos rápidamente:
- En Outlook, ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta.
- En la pestaña Archivos de datos, selecciona tu archivo y haz clic en «Abrir la ubicación del archivo».
Generalmente, se encuentran en:
Documentos\Archivos de Outlook(En instalaciones modernas).\Usuarios\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook(Carpeta oculta usada en actualizaciones de versiones antiguas).
3. Pasos para crear un nuevo archivo .pst
Ve a la pestaña Archivo > Configuración de la Cuenta > Configuración de la Cuenta.
Selecciona la pestaña Archivos de Datos > Agregar.
Elige «Archivo de datos de Outlook (.pst)», asígnale un nombre y elige dónde guardarlo en tu PC.
4. Protección y Seguridad
⚠️ Aviso: Si quieres proteger tu archivo con contraseña, puedes hacerlo durante la creación. Si olvidas esta contraseña, no hay forma de recuperarla.
5. Gestión de capacidad y rendimiento (Clave para 2026)
Aunque el límite técnico ha subido a 50GB, un archivo PST que supere los 15GB ralentiza Outlook. Mi recomendación:
- No acumules todo en uno: Crea archivos por años o proyectos (ej.
Proyectos_2026.pst). - Compactar: Periódicamente, haz clic derecho sobre la raíz del archivo PST en Outlook > Propiedades > Avanzadas > Compactar ahora. Esto recupera el espacio vacío que dejan los correos eliminados.
6. Qué datos se guardan localmente
Recuerda que si archivas en un .pst, estos elementos solo estarán disponibles en el equipo donde se guardó el archivo. Es fundamental incluir estos archivos en tu estrategia de copia de seguridad (backups) de tu PC, ya que el calendario, contactos y tareas que moviste a esa carpeta local ya no están en el servidor de correo.
7. Automatiza el archivo para no tener que mover correos manualmente
No pierdas tiempo arrastrando correos. Outlook puede hacerlo por ti automáticamente usando la función Autoarchivar:
- Haz clic derecho sobre cualquier carpeta de tu correo y selecciona Propiedades.
- Ve a la pestaña Autoarchivar.
- Selecciona «Archivar esta carpeta con esta configuración» y define cada cuántos meses quieres que Outlook mueva automáticamente los correos antiguos a tu archivo .pst.
- Esto mantendrá tu buzón principal siempre limpio y rápido sin que tú tengas que hacer nada.
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